Jeśli chcesz uniknąć stresu biurowego i podnieść morale swoich pracowników, nadszedł czas, aby przyjrzeć się wyznaczanym przez siebie terminom i sprawdzić, czy są one nie tylko osiągalne, ale także czy są rozsądne i sprawiedliwe.
Jako menedżer, wyznaczanie rozsądnych terminów jest bardzo ważne. Jeśli staniesz się znany z wyznaczania niesprawiedliwych terminów, ucierpi na tym twoja popularność jako menedżera, ale to najmniejsze z twoich zmartwień - morale w biurze również się pogorszy. Złe zarządzanie i wyznaczanie terminów, których nie da się realistycznie dotrzymać, to przyczyny stresu w miejscu pracy i powody, dla których pracownicy decydują się odejść. W wyniku tego wszystkiego może być również bardzo trudno przyciągnąć nowe talenty.
Po pierwsze, musisz zrozumieć, czym powinien być termin. Tak, musisz upewnić się, że praca, która musi być wykonana w odpowiednim czasie i w najlepszym standardzie, ale musisz również pamiętać, że osoba, która wykonuje pracę jest człowiekiem i dlatego potrzebuje odpowiedniej ilości czasu, aby ją wykonać.
Dlatego terminy muszą być:
- Zaprojektowane z myślą o dacie zakończenia pracy, czyli o ostatniej możliwej dacie jej wykonania
- Rozsądne dla pracownika
- Realistyczne z uwzględnieniem wszystkich czynników
- sprawiedliwe, tzn. nie obciążaj jednego pracownika zbyt dużą ilością obowiązków, lecz podziel je między siebie
Przyjrzyj się obciążeniu pracowników i sprawdź, czy pracę można podzielić na części i oddelegować w sprawiedliwy sposób. Obarczanie jednej osoby zbyt dużą ilością obowiązków może powodować stres i prowadzić do popełniania przez nią nietypowych błędów. Oznacza to również, że końcowy rezultat może być poniżej standardu w wyniku pośpiechu pracownika, który stara się dotrzymać terminu.
Jeśli pracy nie da się rozdzielić, upewnij się, że wyznaczony przez Ciebie termin jest faktycznie realistyczny. Porozmawiaj z pracownikiem, któremu zamierzasz powierzyć zadanie i dowiedz się, jaki jest pozostały zakres jego obowiązków. Spójrz na zadania, które muszą być wykonane w porównaniu z tymi, które mogą poczekać i zobacz, czy inni członkowie zespołu mogą odebrać trochę luzu, pozwalając pracownikowi, o którym mowa, aby skupić się na pracy w pośpiechu, który musi być zrobiony.
Dobrym pomysłem jest również zapytanie pracownika, jak długo według niego potrwa wykonanie zadania, a następnie wspólna praca nad ostateczną datą złożenia, na którą oboje możecie się zgodzić. Choć możesz mieć poczucie, że potrzebujesz pracy wykonanej w określonym terminie, bez żadnych pytań, może to łatwo spowodować, że pracownik poczuje się przytłoczony, jeśli termin nie jest szczególnie osiągalny w rzeczywistości, a następnie doprowadzi go do objawów stresu.
Współpracując ze sobą i dochodząc do szczęśliwego środka, możesz mieć pewność, że praca zostanie ukończona i że nie spowodujesz niepotrzebnego stresu w miejscu pracy dla pracownika. Możesz być również pewien, że obciążenie pracą jest wtedy rozłożone sprawiedliwie w biurze i nikt nie walczy w kącie przy biurku, cicho denerwując się, że wydaje się mieć o wiele więcej do zrobienia niż ktokolwiek inny.
